Définir une feuille de route claire et adaptée à vos collaborateurs

Pour donner suite à l’article « Spectrum Groupe, laboratoire d’expérience au service de ses clients » où nous vous faisions part de notre volonté de tester nos futures méthodologies clients sur des sujets de développement internes pour s’assurer de leurs bien-fondés, nous allons évoquer la notion d’outil collaboratif au service des méthodologies de travail.

Bien souvent, les organisations souhaitent promouvoir de nouvelles méthodologies de travail pour répondre à des objectifs multiples et variés selon leur contexte : capitalisation des connaissances, partage, collaboration, meilleur accès à l’information…

Toutefois, nous constatons régulièrement que ces méthodologies sont loin d’être acquises ou tout simplement intégrées dans l’environnement de travail du collaborateur au moment de la mise en place du nouvel outil. L’entreprise a souvent l’impression qu’un nouvel outil induit une nouvelle organisation et par extension, de nouvelles méthodologies de travail.

Auditer les pratiques actuelles et définir celles de demain

Ce n’est pas totalement faux, mais ce n’est pas totalement vrai non plus. En effet, un nouvel outil doit se positionner comme un facilitateur et une aide au développement de nouvelles méthodologies. Toutefois, ce nouvel outil ne peut à lui seul être à l’origine d’un changement radical dans le quotidien des collaborateurs.

Plus que l’outil, ce sont donc les pratiques et les cas d’usages jugés comme essentiel par l’organisation au démarrage du projet qui devront être promues par le nouvel outil.

Ainsi, dès le démarrage du projet, il est important de prendre son temps pour poser l’ensemble des besoins autour de la nouvelle plateforme à mettre en place. Une fois l’ensemble de ces besoins arrêtés, il est alors nécessaire de les prioriser et de juger de l’effort nécessaire pour passer de l’état initial à l’état final. Pour chaque cas d’usage, le degré de maturité initial est différent et l’effort attendu pour arriver à l’état final l’est donc également.

Bien souvent, il y a un souhait d’aller d’un point A vers un point B, en pensant que la seule mise à disposition de la plateforme permettra de faire converger les collaborateurs vers ce point B.

L’expérience nous a démontrée que cette pensée ne rencontre que peu ou pas le succès attendu. Pour aller d’un point A à un point B, il est nécessaire d’instaurer un ensemble de points de passage pour juger de l’évolution des pratiques et s’assurer que l’ensemble des collaborateurs ont pu intégrer les nouveaux usages pas-à-pas, et ne vont donc pas se retrouver en retard, et potentiellement dans l’incapacité de répondre aux attentes de l’organisation.

Prendre son temps et avancer pas-à-pas

Face à l’hétérogénéité des pratiques au sein d’une organisation, le meilleur des remèdes est encore de s’assurer que les collaborateurs les moins matures puissent progresser au rythme défini en début de projet (rythme qui se doit d’être le plus atteignable possible, sous peine de frustration et de mise à l’écart d’une partie des utilisateurs).

Par exemple, en tant que réalisateur du benchmark, nous utilisons notre grille fonctionnelle et technique en constante évolution, pour définir avec nos clients l’état de leurs pratiques actuelles, leurs objectifs à atteindre et les temps de passage nécessaires pour permettre à l’ensemble des collaborateurs une appropriation adéquate.

Le conseil Spectrum Groupe : ne laisser rien au hasard au démarrage du projet

Il est courant qu’une organisation souhaite se doter d’un outil répondant à un maximum d’usages, pour être sûr de ne pas se retrouver coincé en cours de route si des usages non prévus apparaissent. Si ce choix peut paraître logique sur le papier, il l’est beaucoup moins dans la pratique. Non pas du fait de l’outil, mais davantage de la promotion des usages associés et d’un manque d’accompagnement.

Nous rencontrons souvent le même constat lors du changement d’un outil : « l’outil actuel est vieillissant et ne répond plus aux usages actuels ». C’est alors qu’intervient le changement d’outil, avec dans la majorité des cas une couverture fonctionnelle beaucoup plus large que la précédente.

Mais, partant de très loin en termes de pratiques et face à une inégalité évidente des collaborateurs, ne serait-il pas judicieux d’ouvrir votre plateforme avec un nombre restreint de fonctionnalités (celles jugées comme prioritaires au démarrage) avant d’en déployer de nouvelles, une fois celles précédemment citées intégrées par l’ensemble des collaborateurs ?

Cette logique permet également des déploiements progressifs pour faire vivre l’outil au cours du temps, ce qui ravira le service communication interne, toujours friands de nouvelles actualités à partager sur leur nouvel outil de communication.

Ce constat peut apparaître simpliste, mais il n’est pas encore assez pris en compte ou alors doté d’un mauvais outillage ne permettant pas une priorisation efficace des fonctionnalités, un suivi optimal et une bonne mesure de l’intégration des nouvelles pratiques pour pouvoir déployer les suivantes.

Une bonne feuille de route permet de diminuer les imprévus… alors, plutôt aventurier ou pragmatique des usages ?

Ludovic Torres
Ludovic Torres

Consultant & chef de projet digital

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