En février, Thierry Breton, le PDG d’Atos Origin annonçait vouloir «renoncer à l’usage des e-mails dans l’entreprise dans les trois ans». Cette phrase a déclenché un véritable buzz sur la toile au début de l’année. S’il a été parfois incompris, l’objectif est de supprimer les e-mails pour les usages internes non les mails vers l’externe. « La société d’informatique continuera à autoriser ses quelque 80.000 collaborateurs à correspondre par courriel (ou e-mail) avec leurs clients et leurs contacts à l’extérieur du groupe. » (Le Figaro ).
L’usage du mail a été détourné de son but original par les utilisateurs. Alain Garnier décrit pertinemment ce mouvement :
« Enfin, quand le mail a été lancé, il s’agissait d’échanger des messages, comme les lettres. Aujourd’hui, c’est devenu à la fois, un transporteur de fonds numériques (documents, pièces jointes, zip etc…), un agent de sécurité (envoi de mots de passe, de certificats), un assistant personnel (envoi de to do, de dates dans l’agenda), une interface de lecture (texte, image, html), etc… Un vrai Minimir du numérique. »(Blog de Jamespot pro).
Il est vrai que cet outil est exceptionnel. Il fut vite adopté pour sa facilité d’utilisation, vite détourné, faute de mieux, pour faire tout et n’importe quoi… Mais aujourd’hui le tableau est plus complet grâce aux outils 2.0 et de nouveaux usages.
Les RSE, Wiki, Microblogs, Outils collaboratifs (notamment de veille) permettent de:
- partager rapidement une information concise (à la twitter) ou plus riche (Wiki), avec un ou plusieurs personnes
- centraliser une information tout en facilitant sa modification et son enrichissement par plusieurs personnes
- partager une information en envoyant un lien (url) par email (au lieu d’une pièce jointe, qui serait dupliquée dans plusieurs boites emails)
- centraliser une discussion sans perdre le fil (au lieu de plusieurs échanges par mail)
- retrouver plus facilement une information grâce aux fonctions de recherche et l’utilisation pertinente des tags (mots-clés)
- s’abonner aux sujets qui m’intéressent, et filtrer ses flux
- …
Évidement ces outils apportent de nouveaux usages, et n’ont pas pour unique but de venir au secours des boites emails. Ce dernier reste central dans la nouvelle stratégie du système d’information collaboratif, c’est le moyen d’alerte et d’information personnalisé. Le défi pour les DSI est aujourd’hui de réussir à tirer le meilleur de chacun de ces outils, trouver les bonnes connexions entre eux, sans jamais perdre de vu la simplicité des usages et la pertinence de l’expérience utilisateur.
