L’expérimentation d’un Réseau Social d’Entreprise est l’occasion de tester des fonctionnalités, valider des cas d’utilisation et sonder l’enthousiasme des futurs utilisateurs. Déployer véritablement un Réseau Social d’Entreprise implique plusieurs autres questions. Parmi celles qui reviennent assez souvent, et que nous rencontrons fréquemment chez nos clients,  la question de la stratégie de positionnement du réseau social par rapport aux autres outils de l’intranet (plus particulièrement : les outils collaboratifs, les plateformes de gestion de documents et la messagerie).

Stratégies réalistes du RSE

Apportons tout d’abord un peu de nuance au discours très enthousiaste sur la génération Y et les collaborateurs qui veulent un RSE à tout prix. L’écrasante majorité des employés a besoin d’explications, de prise en main et d’accompagnement dans la démarche d’adoption du Réseau Social d’Entreprise. Par ailleurs, il est rare, pour ne pas dire impossible, qu’un RSE vienne occuper un terrain vierge. Il doit se faire une place, et sera toujours confronté aux remarques classiques et légitimes de l’utilisateur : Un outil de plus ? Que va t’il m’apporter ? Où iront les documents : vers la GED, vers le Wiki de l’entreprise ou vers le RSE ?  Quel outil utiliser et dans quel contexte ? etc.

Naturellement on constate que les précurseurs avancent sur ce sujet, par tâtonnement et bon sens ou suite à une phase de réflexion plus profonde. Les scénarios sont alors variables.

Les plus adeptes diront que le RSE va tout remplacer : l’intranet qui souffre du discours monolithique (le cas de Devoteam qui migre progressivement son intranet vers Jive), l’émail qui devient la première cause d’inefficacité de l’employé (cf. stratégie du PDG d’ATOS), voire les GED qui sont simplement inutilisables et très complexes.

Les plus réfractaires ne voient au RSE qu’un simple outil supplémentaire qui ne pourra rien apporter en termes d’usages et d’efficacité collective de plus que ce qu’aurait apporté une plateforme collaborative plus classique… Pire, cet outil, dirait-on, libèrera tout, mènera vers l’anarchie et risquera de désorganiser l’organisation !

Entre les deux, les positions sont multiples. Des quelques retours d’expériences – où nous étions confrontés avec nos clients et partenaires à ces questions – nous pouvons observer qu’aujourd’hui le positionnement du RSE est celui d’une plateforme complémentaire aux autres et qui ne pourrait les remplacer entièrement – du moins pas dans l’immédiat – au moins pour ces raisons :

• fonctionnelle : le super système qui fait tout n’existe pas encore. Ceci est d’autant vrai que la stratégie des éditeurs eux mêmes est en perpétuelle évolution oscillant entre deux approches « rester focus sur des usages clés » et les tentatives hésitantes pour « vouloir tout faire ».
• technique : la démarche de tout remplacer par un RSE est aujourd’hui irréaliste au vue des chantiers techniques et organisationnels à mener. Si cela doit se faire ça sera sur plusieurs étapes et plusieurs années.
• culturelle : la difficulté logique de la transition « culturelle » brusque vers un seul système multi-usages !

Attendre pour le méga système serait une fausse excuse pour ne pas oser le Réseaux Social au sein de son entreprise et embrasser de nouveaux usages à forte valeur ajoutée. Se lancer aveuglement dans un déploiement sans prendre en compte l’existant et les usages adoptés par les utilisateurs est une route vers l’échec incontournable.

Le positionnement du RSE

Commençons par le contexte. Le RSE n’est qu’une brique d’un ensemble de nouveaux concepts, usages et outils collaboratifs qui ont vu le jour sur internet et ont trouvé écho au sein de l’entreprise. Après une première génération d’outils comportant par exemple les groupwares, les intranets, la ged, les annuaires (who’s who) et les forums, voici une deuxième génération d’outils qui apporte un nouveau souffle au collaboratif. Après les blogs et les wiki, sont arrivés le microblogging et les réseaux sociaux… Et ça ne s’arrêtera surement pas.

En terme de positionnement le 2.0 apporte des usages moins structurés, plus intuitifs et plus participatifs permettant de renforcer certains usages en substituer d’autres et apporter de nouveaux. Certes le schéma ci dessous n’est qu’une image à un instant T. Les choses évoluent : certaines briques « non critiques » sont en voie de disparition : groupwares (ou espaces de travail collaboratifs), forum et who’s who notamment.

À défaut d’une super plateforme, je pense que les Wiki, les RSE et les GED constituent aujourd’hui les briques principales d’un système de collaboration global. Ils se complètent à plusieurs niveaux. Par sa logique de flux, le Réseau Social est un lieu d’émergence des idées et des informations non structurées tandis que dans un wiki celles ci sont en foisonnement,  mi-structurée et participent à la production collaborative de documents. Au sein d’une GED des documents de référence sont stockés et structurés.