Quelques conseils Spectrum Groupe pour garantir une adoption et une utilisation optimale de votre plateforme collaborative

Aujourd’hui, la présence des outils collaboratifs en entreprise est plus forte que jamais. La vitesse de progression des technologies et des applications bouscule les usages à un point où l’on ne se questionne plus sur la pertinence des nouveaux usages et leur utilité pour l’organisation.

Cependant, ces déploiements ne sont pas toujours synonymes de création de valeur. Selon une étude publiée par Gartner en 2015, 82% des entreprises ayant déployé des dispositifs collaboratifs n’ont pas réussi à mesurer une valeur ajoutée. Cette difficulté provient essentiellement du fait que l’adoption de ces nouveaux modes de travail collaboratifs n’est pas une réalité pour la majorité des collaborateurs. De plus, selon une étude publiée par l’APQC en 2014, 78% des défis empêchant la réussite des projets collaboratifs sont liés à un manque d’accompagnement et de conduite du changement et seulement 22% sont liés à la technologie.

Il est important de noter que ces outils, si mal utilisés, peuvent représenter un danger pour l’entreprise. La simplicité d’utilisation et d’installation (Licence “free” pour moins de X user, solution dans le cloud…) sont très souvent un incitatif au déploiement de ces outils, mais sans une profonde réflexion et planification au préalable, ils peuvent faire échouer le projet de transformation. Et même si l’initiative peut paraître un succès initialement, il se peut qu’elle puisse s’essouffler au bout de quelques semaines faute d’activité, ce qui aura pour effet de ralentir l’initiative, voir même de la faire disparaître. Attention aussi à ne pas bousculer le changement et forcer l’innovation, un certain temps d’adaptation et d’apprentissage est nécessaire afin que les futurs utilisateurs puissent se sentir à l’aise avec leur nouvelle manière de collaborer.

Il apparaît donc que le ‘’collaboratif’’ implique parfois beaucoup de nouveaux problèmes induits. Il est aussi important de noter que ces outils demandent une utilisation responsable. De mauvais usages de ces outils peuvent être source de surmenage et de stress pour les utilisateurs (multiplication des sollicitations et des notifications, manque de pertinence du contenu partagé…). Il est fort possible que certains utilisateurs n’arrivent plus à faire la différence entre travail et personnel, imitant le type d’information que l’on peut trouver sur les réseaux sociaux, devenant ainsi du contenu non pertinent. Il est donc important de poser des limites assez rapidement quant aux usages, former les utilisateurs et leur fournir un certain nombre de best practices et de matériels d’apprentissage pour leur permettre de progresser à leur vitesse, et réussir à casser la “barrière” de la collaboration pour que les utilisateurs s’engagent les uns envers les autres.

Pour répondre à ces problématiques et garantir une adoption et utilisation optimale, nous vous conseillons de vous baser sur les 4 piliers suivants :

People : s’entourer des meilleures personnes pour promouvoir et partager votre environnement, notamment en encourageant des Ambassadeurs.

Usage : Définir les uses cases, les tester en déployant une communauté pilote.

Change : Implémenter une campagne de communication, faire monter l’Awareness et mesurer l’adoption (metriques, sondages…)

Coaching : Former les utilisateurs finaux, proposer du support à la demande.

FChatagnon
FChatagnon

Consultant Change Management

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