L’augmentation annuelle du volume informationnel stocké sur les serveurs est supérieure à 60%. La génération électronique représente plus de 90% des documents en entreprise. Par ailleurs 85% de ces informations sont non structurées et 88 billions d‘émails sont envoyés chaque année. Pourtant le besoin en stockage des documents pertinents représente 65% du volume informationnel… tandis que 95% de ces documents peuvent être détruits… (référence : étude réalisée par l’association mondiale de la gestion de contenu : AIIM)

Cette tendance amène les entreprises, toutes confrontées à une masse croissante de données (Big Data) capitales pour la compétitivité de l’organisation, à s’équiper de solution de gestion de contenus et de workflows (Enterprise Content Management) afin de répondre aux problématiques de collecte, de conservation, de valorisation, de protection et de recherche des informations.

L’ECM est définie plus largement comme l’ensemble des stratégies, des méthodes et des technologies nécessaires pour assurer la gestion des informations véhiculées par les processus organisationnels de l’entreprise (référence: AIIM)

ECM, une brique stratégique au cœur du Système d’Information

La solution ECM occupe une place centrale dans le Système d’information d’entreprise. C’est une solution transverse qui interagit avec plusieurs parties indépendantes du SI. Elle regroupe en point unique des données hétérogènes issues de sources isolées (cf. figure). Ainsi une solution ECM est constituée de plusieurs modules : GED (Gestion électronique des documents), Workflow et BPM (Business Process Management), gestion des courriers, portail, RM (Record Management) collaboratif et social.

ECM - Entreprise Content Manager

Une démarche ECM doit offrir cinq types de services : « 5C »

  • la gestion de tout type de contenu d’entreprise (documents, brevets, vidéos, sons,…) ;
  • une plate-forme collaborative autour des documents partagés
  • le respect de la conformité (Sarbanes Oxley, Bâle II, ISO 9001, ISO 15489, …) ;
  • la continuité du service à travers la disponibilité et la facilité d’accès à l’information ;
  • la réduction des coûts et atteinte rapide d’un retour sur investissement (Return On Invest).

démarche ECM

Notre expertise ECM

Les experts ECM de Spectrum Groupe ont réalisés de nombreux projets, à l’échelle internationale (France, Brésil, Moyen orient, Afrique) autour des problématiques de gestion de l’information. Ils cumulent des expertises sur les solutions majeures du marché : Jalios, Alfresco, Liferay, eXo, IBM Filenet, IBM websphere Portal et Microsoft Sharepoint. Les équipes de Spectrum Groupe sont certifiées sur ces solutions et maîtrisent toutes les dimensions d’un projet ECM : management, expertise fonctionnelle et technique.

Spectrum Groupe possède les compétences sur toutes les composantes d’une solution ECM :

  • Document Management (DM) ou Gestion électronique des documents (GED)
  • Workflow ou Business Process Management (BPM)
  • Enterprise Report Management (ERM) ou gestion des fichiers Spool (GED Cold)
  • Capture et numérisation
  • Gestion des contenu web (CMS)
  • Portail (intranet, extranet)
  • Records Management: gestion de cycle de vie des archives.