Quels ont été les temps forts du Salon de l’Intranet-RSE et Collaboratif 2016 ?

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Le salon Solutions Intranet-RSE et Collaboratif vient de clôturer sa 11ème édition. Cet événement qui a eu lieu à Paris du 22 au 24 mars 2016 a attiré près de 3500 visiteurs venus rencontrer les acteurs du monde de l’intranet, du travail collaboratif et des réseaux sociaux d’entreprise. Nous étions bien entendu présents via un stand, avons participé à un atelier et 3 tables rondes et échangé avec de nombreux visiteurs autour des sujets phares dans ce domaine, notamment à travers un brainstorming participatif.

Une animation très “collaborative” sur notre stand !

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Cette année, nous avons mis à contribution les personnes qui venaient nous rendre visite sur notre stand. Après avoir échangé avec eux, nous leurs avons proposé de se prêter au jeu du Brainstorming participatif sur le thème “Le collaboratif au service de l’efficacité opérationnelle“. L’idée était de demander aux personnes de mettre sur un “Post it” et par rapport à leurs besoins/enjeux/projets :

  • des exemples de bénéfices
  • les problèmes, freins, défis rencontrés
  • les facteurs de succès et les recettes
  • et les actions clés

Ces échanges collaboratifs avec nos visiteurs et en temps réel feront l’objet très prochainement d’un billet de blog qui reflétera les tendances, les actions clés en 2016, une sorte de vision que l’on pourrait avoir de l’avenir du RSE dans les entreprises.

Témoignage de Thales Group

Nous avons également eu le plaisir d’accueillir notre client Thales Group, Jean-Christophe Mielnik, Commun
ities Technical Manager
 qui est venu témoigner sur le thème: “Le collaboratif créateur de valeur dans les processus métier. Concevoir, déployer et faire vivre un RSE au service de la performance op
érationnelle ? Recettes et retours d’expérience.” 
Cet atelier fut un réel succès puisque nous avons obtenu le meilleur taux de participants de tous les ateliers du salon (plus d’une cinquantaine de présents).

Avec notre client, nous avons abordé des sujets concrets. L’amélioration des processus métier est l’un des principaux enjeux visés par la transformation digitale et les démarches collaboratives : réduire les délais (de conception, de réponse aux clients…), améliorer le niveau de satisfaction (client), favoriser le partage des pratiques métier, mieux gérer les situations de crise, améliorer la résolution des problèmes ou aussi produire un livrable documentaire à plusieurs auteurs…  

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À travers une revue des défis, bonnes pratiques, présentation de cas concrets, et le témoignage de Thales Group cet atelier a contribué à identifier les gains de productivité possibles grâce à l’articulation du collaboratif et des opérations.

La transformation digitale bouleverse de manière générale les usages. Mais est-ce que ces usages apportent concrètement de la valeur et une réelle efficacité opérationnelle?
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Il existe encore beaucoup de confusions sur la réelle valeur ajoutée d’un RSE. Au-delà de la réussite technique du projet sur la mise en place d’une solution ou son intégration, pourquoi déploie-t-on une solution collaborative? A quelles problématiques cela répond et concrètement qu’est-ce que cela apporte à une entreprise? Ce sont des questions que chaque entreprise doit se poser avant de mettre en place un tel projet. Comment articuler le lien entre le collaboratif, le développement des communautés et la création de valeurs : il y a ici une grosse difficulté à convaincre les utilisateurs mais aussi les sponsors de l’utilité de cette démarche.
Nous avons donc partagé avec vous les bonnes pratiques et le résultat d’un ensemble d’expériences qui nous a permis de mettre en avant des facteurs de succès, qui s’inscrivent dans cette démarche d’accompagnement et qui ont été par la suite partagé par Thalès Group.

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Il est essentiel de revenir à la base du problème qui n’est pas de déployer un RSE ou une solution collaborative, mais plus à une problématique métier. Quels sont les défis dans les processus, quels sont les défis organisationnels ou technologiques que l’entreprise rencontre qui amènera ou pas à mettre en place un RSE. La démarche est plutôt globale.

Est-ce que l’entreprise a la maturité organisationnelle au niveau de la direction générale, du management et au niveau des usagers pour mettre en place cette culture de partage et collaborative ? Il faut donc tout d’abord comprendre la problématique et acquérir le contexte, pour approfondir la compréhension des “paint points” et les prioriser.
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Tables rondes

Cette année nous avons participé à 3 tables rondes, voici quelques éléments phares des sujets abordés :

Créer, partager, enrichir puis capitaliser la connaissance : le RSE se suffit-il à lui-même ? Sinon, comment y suppléer ?

Jimmy Malkoun – Consultant Knowledge Management & Digital Transformation

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Le RSE est un media de partage mais aussi de génération de connaissances, comment valoriser, capitaliser sur ces richesses immatérielles brutes ? Beaucoup d’entreprises basculent aujourd’hui dans l’analytics et le Big data. C’est donc très légitimement qu’elles se posent la question du management de la connaissance (KM) appliqué au RSE. Comment mettre en oeuvre ? Quelles solutions existent déjà en l’espèce ? Le RSE se suffit-il à lui-même? ou comment  rompre avec les schémas conventionnels pour résoudre les enjeux de capitalisation en favorisant une démarche globale mettant le collaborateur et son environnement de travail au coeur de la réflexion . Ce sont les problématiques que nous avons échangées dans le cadre de cette table ronde.

Plusieurs enjeux et messages ont été identifiés en voici les principaux :

Les enjeux autour du capital intellectuel (partage des connaissances, transfert des compétences, collaboration) sont des enjeux complexes qui ne peuvent pas être simplement traités à travers la mise en place d’un RSE. Il faudrait considérer une approche globale prenant en compte plusieurs ingrédients (engagement de la direction, support du Management, la conduite du changement et le dialogue entre services). « L’Organisation » est un écosystème regroupant des individus souvent emmenés à travailler en silos et exposés à des contraintes (techniques, réglementaires, hiérarchiques). Comment emmener ces individus à travailler différemment, produire de la valeur, à collaborer et à valoriser et enrichir le capital intellectuel collectif ? Oui le RSE est un ingrédient « moteur » mais il devrait s’inscrire dans une recette considérant des facteurs clés de succès…

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  1. Il faudrait considérer une approche globale prenant en compte plusieurs ingrédients (Engagement de la direction, support du Management, la conduite du changement et le dialogue entre services). « L’Organisation » est un écosystème regroupant des individus souvent emmenés à travailler en silos et exposés à des contraintes (techniques, réglementaires, hiérarchiques). Comment emmener ces individus à travailler différemment, produire de la valeur, à collaborer et à valoriser et enrichir le capital intellectuel collectif ? Oui le RSE est un ingrédient « moteur » mais il devrait s’inscrire dans une recette considérant des facteurs clés de succès…
  2. Le dialogue entre les RH, DSI et les directions métiers. Mutualiser les efforts entre les trois acteurs clés est primordial afin de créer un dialogue autour des nouvelles formes de travail dans l’entreprise et cela en  s’appuyant sur  le RSE comme moteur de transformation.
  3. Un autre ingrédient primordial : Le Management d’aujourd’hui, un  héritage du Management Tayloriste (construit pour optimiser les coûts de production) devrait être repensé. L’évolution du rôle du Manager vers un « Coach » :
  • Favorisant la diversité et la singularité de chaque collaborateur
  • Encourageant les collaborateurs à se connecter, collaborer et pousser les usages des RSE
  • Etablissant un environnement de confiance dans son équipe
  • Agissant comme agent et porteur du changement
  • Accompagnant les collaborateurs à apprendre et monter en compétence
  • Source d’inspiration plutôt qu’une posture d’autorité
  • Considérant le capital intellectuel comme un investissement à long terme et non pas une source de réduction des coûts
  • Valorisation et incitatifs pour la contribution

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Best of des applications collaboratives « à la mode », et que l’on attend déjà impatiemment dans votre entreprise ! 

Jean de Laulanié – Co-fondateur et associé

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De l’outil de vote à l’espace-projet en passant par le réseau social, les applications collaboratives ne manquent pas. Il y a même celles qu’il s’agit absolument de déployer – ne serait-ce que pour intéresser les générations X – sous peine d’être jugées ringards. Pas seulement utiles donc, mais aussi “branchées”, les outils de collaboration.  Quels sont donc ceux du moment?

2016 l’année des outils collaboratifs temps réel ? Au delà de l’effet Buzz, comment la tendance ChatOps révolutionne le travail des équipes projets. Quelques tendances :

 

1. Des outils simples à utiliser, avant tout dédiés aux équipes et qui ont vocation à améliorer la productivité rapidement

  • prise en main simple:
    • cela reste de la messagerie instantanée mais adaptée aux équipes
    • syntaxe inspirée de Twitter et Facebook (pas de courbe d’apprentissage)
  • une offre gratuite (cloud) mais sans limite fonctionnelle
  • un déploiement viral
  • des applications mobile bien pensées
    • vectrices de discussions synchrones et asynchrones
  • de multiples intégrations disponibles

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2. Une nouvelle alternative probante à l’email en entreprise : 

  • de la communication en temps-réels avec des utilisateurs ciblés
  • une persistance des échanges
  • plus de fluidité dans les échanges
  • permet de centraliser toutes les notifications = 48% d’emails internes en moins (données éditeurs)
  • multi-supports : partage de pièces jointes et liens
  • intégration de la voix et de la vidéo

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3. Des solutions qui offrent par défaut des intégrations vers des solutions tierces et métiers et qui jouent un rôle de Hub d’information de facto! Plus besoin de changer d’applications ou de contexte, toute l’information se trouve centralisée à un seul endroit. De plus, avec les dernières évolutions de ces solutions, les utilisateurs ne sont plus simplement consommateurs mais peuvent interagir directement depuis l’interface pour

  • créer du contenu
  • ajouter un commentaire
  • créer et assigner une demande
  • etc …

Car c’est l’un des challenges en entreprise qui demeure : comment capitaliser autour de ses échanges asynchrones et extraire de façon facile et pertinente une main courante, un article de base de connaissances de ce foisonnement d’informations.

Développer puis généraliser les usages collaboratifs dans l’entreprise : comment s’y prendre ? Quelles applications proposer ?

Ali Ouni – Co-fondateur

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On l’a dit cent fois : la collaboration, c’est avant tout une histoire de culture d’entreprise ! Et dans l’entreprise, les générations qui se côtoient ne sont pas toutes logées à la même enseigne… Les outils ont donc leurs rôles à jouer car ils peuvent être à la fois moyens, et prosélytes de cette nouvelle façon de travailler. Quel plan élaborer pour faire changer les choses ? Avec quelles méthodes (petits pas ou big bang ?) ? En s’aidant de qui et de quoi ?

Voici quelques conseils à retenir :

 

  1. Expérimenter puis généraliser / adopter la bonne posture à chaque phase

(attention  ) de la phase expérimentation à celle du déploiement, vers celle de la montée en maturité, le contexte n’est pas le même : contraintes différentes, budgets plus conséquents, diversité accrue des utilisateurs, attentes différentes… Au chef de projet de:

  • développer une certaine flexibilité et hauteur de vue,
  • se faire aider par les “experts”
  • passer le relais ..

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2. L’outil : c’est important de bien choisir … mais ça n’est pas tout !!

Ne pas être top focus sur le produit.. le bon choix est crucial mais passer rapidement à l’essentiel

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3. Soyez méthodiques

L’aspect “méthodologique” est très important, à toutes les phases du projet.

Des bonnes pratiques, des méthodes et des experts sont là pour aider les organisations à réussir une telle transformation.

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Si vous souhaitez continuer les échanges, nous rencontrer, obtenir la présentation de l’atelier Thalès ou venir nous rencontrer dans le cadre de nos prochains événements,  je vous invite à nous écrire ici !
Un grand merci à tous pour ce très bel événement : à notre client pour son témoignage, à nos partenaires et à l’ensemble de l’équipe Spectrum Groupe et nous espérons vous revoir aussi nombreux l’année prochaine !

 

Dora Delaporte
Dora Delaporte

Directrice de la communication

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