Confluence est l’outil idéal ! Personnalisable à souhait, il saura s’intégrer au sein de votre SI. De plus, une communauté très importante s’est développée autour de la solution : ainsi, de nombreuses apps sont disponibles sur la marketplace Atlassian afin d’enrichir les fonctionnalités natives et repousser les limites offertes par l’outil. 

La problématique de l’intranet collaboratif est désormais centrale. Quel intranet choisir sur un marché toujours plus concurrentiel ? Comment bien l’intégrer à mes outils existants ?

Beaucoup d’utilisateurs de la suite Atlassian ont donc choisi dès le départ Confluence pour leur intranet. Mais comment faire lorsque l’on souhaite migrer vers cet outil ? Est-il possible de rapatrier son contenu depuis ses applications existantes vers Confluence ? 

Étape 1 : l’analyse

La première étape est d’étudier ce que l’on veut migrer. En effet, planifier une migration, c’est l’occasion de faire du ménage dans ses contenus. De plus, il est important d’identifier les méthodes de récupération de contenu offertes par vos solutions. Certaines solutions, comme WordPress par exemple, permettant d’exporter du contenu en XML – ou via des plugins en JSON – quand d’autres n’offrirons pas de solution réelle d’export de contenu. Dans ce dernier cas, il faudra alors regarder plus précisément comment sont stockés les contenus : fichiers (par exemple, Markdown), données en base… Cette étape est cruciale, car de celle-ci découle la suite des opérations

Étape 2 : l’état de l’art

Vous n’êtes surement pas les premiers à migrer depuis votre outil existant vers Confluence. Ainsi, il existe peut-être des outils vous permettant de migrer depuis votre outil vers Confluence. Une requête sur votre moteur de recherche favori s’impose alors.

Mais attention ! Tout n’est pas bon à prendre ! L’évolution de Confluence rend certaines solutions impossibles à mettre en oeuvre. Il faudra alors bien vérifier la date de publication de la solution.

De plus, il n’existera probablement pas de solution « out of the box » répondant à votre besoin. Souvent, les solutions existantes nécessiteront le développement de script ou d’autres actions techniques (export de base de données par exemple) afin de pouvoir réinjecter votre contenu dans Confluence.

Étape 3 : les scripts

Vous n’y échapperez probablement pas ! Qu’une solution existe ou non, il vous faudra surement réaliser des adaptations du code, ou même développer vous-même vos scripts afin de réaliser la conversion et l’import de données. Heureusement, les fonctionnalités offertes par les API Rest de Confluence sont nombreuses : vous pourrez via celles-ci créer vos contenus, ajouter des étiquettes, organiser les pages et les espaces… Le langage utilisé dépendra des outils existants choisis ou des compétences internes à votre entreprise.

Étape 4 : les tests

Après avoir développé les éventuels scripts nécessaires à la reprise du contenu, des tests s’imposent ! Les licences d’évaluation 30 jours de Confluence vous permettront alors de monter un environnement de tests propice, avec une configuration le plus proche possible de la configuration de la production cible. Cette étape devra bien entendu impliquer des utilisateurs techniques afin de réaliser les opérations, mais impliquer un certain nombre d’utilisateurs fonctionnels – utilisateurs de l’ancien outil – vous permettra de valider la cohérence des données après l’import. Il est toute fois important de noter que chaque migration s’accompagne d’un certain nombre de sacrifices : il n’est pas rare que le ré-import du créateur du contenu, de la date initiale de création ou d’un certain nombre d’autres métadonnées soit impossible. Ainsi, l’accent doit être mis sur le contenu, qui doit lui se rapprocher le plus possible de l’ancien format, tout en adoptant le modèle de Confluence (stockage des images en pièces jointes, utilisation des étiquettes, exploitation de l’offre de macros…). 

Cette étape permet aussi de découvrir les apps offertes par la Marketplace Atlassian et qui pourraient venir enrichir votre contenu. Le traitement des données à l’import peut en effet utiliser des macros offertes par des applications tierces afin de coller au mieux à vos attentes.

Étape 5 : l’import en préproduction

Il est maintenant temps d’importer l’ensemble du contenu sur une plateforme de préproduction. Sur cette plateforme, les derniers ajustements manuels pourront être effectués. C’est aussi l’occasion de modéliser votre intranet dans son ensemble : installer les différentes apps, mettre en place la navigation et les différents espaces… Cette plateforme pourra par la suite être copiée afin de mettre en place la plateforme de production, ou bien les espaces concernés exportés puis importés sur l’instance cible.

Bilan

Migrer son outil existant vers Confluence n’est pas une chose aisée. Cela nécessite une bonne connaissance de l’outil et de ses API et peut être coûteux en temps. 

Les Solution Partners Atlassian comme Spectrum Groupe sont là pour vous aider à adopter l’outil Confluence. En plus de récupérer vos données dans l’outil, nous vous accompagnons dans la mise en place d’un intranet en échangeant avec vous sur vos usages lors d’ateliers, ainsi qu’en vous proposant différentes modélisations et applications tierces vous permettant une adoption simple de l’outil.

N’hésitez pas à nous contacter afin d’échanger ensemble autour de votre projet.