Management de projet 2.0 – deux retours d’expérience

Je suis intervenue voilà 6 mois lors de la journée de Management de projet organisée par Microsoft Campus. Dans mon intervention, je décrivais d’avantage des usages associés à des fonctionnalités plutôt qu’à des outils précis (nous étions dans le temple Microsoft tout de même ). Dans ce billet de blog, je vais au contraire parler de management de projet via 2 outils de l’éditeur Atlassian: Jira et Confluence. Bien entendu l’outil ne fait pas tout, j’ai donc choisi deux retours d’expériences d’équipes projet naviguant dans les eaux profondes de l’entreprise 2.0 : Spectrum Groupe (nous même) et une équipe produit Atlassian.

“La gestion de projet est une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet” Définition Wikipédia

Un projet mobilise de nombreuses ressources (humaines, matérielles, financières) dans un temps donné. Les besoins d’interaction, de co-construction, de partage du sens de l’action entre les acteurs du projet sont de plus en plus importants. Ceci se traduit en langage “management de projet” par des besoins en:

  • Gestion des parties prenantes (les acteurs, l’écosystème du projet)
  • Gestions des taches
  • Suivi de planning
  • Coordination et Communication projet, Gestion d’équipe à distance
  • Capitalisation, Collaboration
  • etc.

Gestion d'un projet avec Confluence + Jira - le cas de Spectrum Groupe

L'utilisation des méthodes agiles et la quête continue d'efficacité font partie de l'ADN de notre structure. Grâce à un intranet collaboratif composé de Confluence + Jira, toutes nos actions sont capitalisées, au fil de l'eau, et partagées en interne, avec nos clients, nos partenaires et nos fournisseurs.  Ci après le déroulement d'un projet Spectrum via ces outils.

Pré-projet: proposition d'offre

Un projet Spectrum commence généralement par la réponse à un besoin client, consultation ou appel d'offre. Cette réponse se construit le plus souvent à plusieurs mains impliquant nos consultants (parfois en collaboration avec des partenaires externes).

Nous utilisons une ossature type d'un espace Confluence comme socle de réponse à prospect :

  • une page d'accueil ou de garde :  notre logo, celui du client, le titre projet, les contacts, etc
  • des pages "filles" reprennent une ossature classique d'une réponse.

Ces pages sont rédigées à plusieurs mains, impliquant les expertises de plusieurs personnes (commercial, expert technique, etc.). Il est possible de suivre des versions, de comparer les ajouts, et d'interagir par commentaires autour des contenus... Quand la réponse est prête, l'arborescence des pages wiki est exportée (en un clic) en un document PDF, structuré et bien présenté.

Une telle démarche nous permet d'accélérer les processus de décision, d'optimiser la rédaction et d'éviter toute dissipation d'information via les modes classiques de travail collaboratif (word + email).

Grâce à la "fonction recherche" il est possible de retrouver l'ensemble des propositions commerciales et de réutiliser des parties pour de nouvelles démarches...

Réponse à appel d'offre collaboratif de Spectrum Groupe

Phase projet

Tous nos projets démarrent par l'ouverture d'un espace Confluence, généralement le même espace ayant servi à la prospection se transforme en un espace projet. Il est ouvert, en grande partie, à l'équipe projet client et à nos partenaires (freelances, éditeurs, etc.).

L'espace Confluence contient une partie privée, réservée à notre équipe, pour nos brouillons, notre organisation interne, nos conversations. Le reste de l'espace peut contenir :

  • les comptes rendus des réunions
  • les décisions et actions
  • les livrables en construction
  • les commentaires et conversations de l'équipe projet autour des tâches et livrables en cours
  • etc.

Certains contenus sont rédigés hors ligne sur Evernote, dans le cadre d'une réunion client, ou en mobilité. Ces notes sont ensuite intégrées en un clic dans Confluence grâce à un plugin disponible sur le marketplace "Evernote Integration".

L'outil Jira trace toutes les actions du projet. Chaque tâche est affectée à une personne avec un degré d'urgence, une deadline, et la composante de la tâche. Il est ainsi possible de suivre les actions, prendre en compte un nouveau besoin client et l'affecter à la bonne ressource. Contrairement à ce que laisse entendre de telles fonctionnalités, l'agilité est au coeur du système Jira, il garantie un suivi très précis des tâches du projet tout en offrant l'agilité nécessaire pour:

  • regrouper les tâches en lots,
  • suivre leurs évolutions via un flux d'activité tel un réseau social,
  • être notifié, commenter en ligne,
  • filtrer les tâches, rechercher,
  • etc.

Avec ces bonnes pratiques, la communication projet est optimisée et il devient facile de collaborer à distance entre nos bureaux Sceaux / Tunis, à l'extérieur en déplacement ou aussi en télétravail.

Processus projet 2.0 de Spectrum Groupe

Comment Atlassian utilise ses produits en interne

Lors du Atlassian Roadtrip de Paris, Daniel Freeman le VP Product Marketing nous a présenté les méthodes collaboration au sein de "l'équipe produit Jira".

Le projet est composée de 74 personnes dont 80% de développeurs. Le chef de projet, Bryan, utilise la méthode des personas pour construire et tester des nouveautés. La méthode consiste à imaginer des personnages caricaturales représentant le panel des utilisateurs du produit, ainsi que des scénarios d'usages :

  1. Les personas et scénarios sont créés dans des pages wiki Confluence par un ou plusieurs participants.
  2. L'équipe projet joue les scénarios les uns après les autres. Les résultats sont commentés, "likés" et critiqués directement dans Confluence.
  3. Ce qui permet de lister dans la foulée les priorités et les évolutions dans Jira.

NB - que les deux outils s'intègrent de manière transparante. L'usage des deux outils intégrés, Confluence et Jira, permet au projet une grande agilité et une rapidité d'action.

Scketchnoting de la soirée Atlassian Roadtrip - Paris 2013 - Interaction chef de projet/équipe

Les outils sont des atouts pour le projet mais ce ne sont pas les seuls. Ils accompagnent surtout une bonne méthodologie projet. En effet, l'équipe de développement Atlassian à mis en place de nouveaux processus pour rester efficace tout en gagnant en qualité.

Par exemple, le design est incorporé dans le projet dès le départ et n'est plus relégué à la fin. Ceci évite beaucoup d'incompréhension et de combat fratricide. Un design guideline est maintenant partagé par tous.

Cet esprit se retrouve aussi dans la gestion de la qualité.  L'assurance qualité n'est plus vue comme un "gendarme",  elle devient maintenant l'affaire de tous. Ceci se traduit par des actes forts. Chaque acteurs du projet doit comprendre la mentalité des différents métiers/expertises. Pour permettre cela, l'équipe qualité organise des sessions de test en binôme impliquant un ingénieur qualité + un développeur ainsi que des échanges de rôle (designer, cdp, testeur, développeur, etc).

Et les résultats sont là !  Par exemple, la phase de test a été réduite à 2 semaines.

Christelle Fritz
Christelle Fritz

Consultante Spectrum Groupe Entreprise 2.0 ► Innovation ■ Veille ■ Animation de communauté ■ Facilitation graphique

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